Πολιτική Απορρήτου

Τελευταία Ενημέρωση: 5 Οκτωβρίου 2026

Εταιρεία: I HAVE A DREAM ΙΚΕ
Διεύθυνση Έδρας: Αριάδνης 25, 71202, Ηράκλειο Κρήτη
Email Επικοινωνίας για Θέματα Προστασίας Δεδομένων: privacy@deskboy.app

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, κοινοποιούμε και προστατεύουμε προσωπικά δεδομένα όταν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα SaaS μας (η «Υπηρεσία»).

1. Πεδίο εφαρμογής

Η Υπηρεσία συγχρονίζει δεδομένα κρατήσεων από συστήματα τρίτων και υποστηρίζει την έκδοση φορολογικών παραστατικών μέσω παρόχου τιμολόγησης.

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται σε:

• Επισκέπτες της ιστοσελίδας
• Χρήστες (κατόχους λογαριασμού και εξουσιοδοτημένα μέλη ομάδας)
• Προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται σε εγγραφές κρατήσεων/επισκεπτών και υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω της Υπηρεσίας

2. Ρόλοι κατά τον GDPR (Υπεύθυνος Επεξεργασίας / Εκτελών την Επεξεργασία)

2.1 Όταν ενεργούμε ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Ενεργούμε ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για δεδομένα που αφορούν:

• Δημιουργία και διαχείριση λογαριασμού
• Αυθεντικοποίηση και διαχείριση πρόσβασης
• Χρέωση και διαχείριση συνδρομών
• Υποστήριξη πελατών
• Ασφάλεια και καταγραφή συμβάντων
• Διαδικασίες διαγραφής λογαριασμού και φορητότητας δεδομένων

2.2 Όταν ενεργούμε ως Εκτελών την Επεξεργασία

Για δεδομένα κρατήσεων και επισκεπτών, ενεργούμε ως Εκτελών την Επεξεργασία για λογαριασμό των πελατών μας.

Οι πελάτες μας (π.χ. ιδιοκτήτες ή διαχειριστές ακινήτων) ενεργούν ως Υπεύθυνοι Επεξεργασίας για τα δεδομένα επισκεπτών/κρατήσεων.

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά μόνο:

• Σύμφωνα με τεκμηριωμένες οδηγίες του πελάτη
• Για την παροχή της Υπηρεσίας

3. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων

3.1 Δεδομένα Λογαριασμού Χρήστη (Υπεύθυνος Επεξεργασίας)

• Email (υποχρεωτικό)
• Όνομα και επίθετο (υποχρεωτικά κατά την ενεργοποίηση του λογαριασμού, για την προσφώνησή σας στην εφαρμογή και στα email), τηλέφωνο (υποχρεωτικό κατά την ενεργοποίηση, για την επιβεβαίωση και την προστασία του λογαριασμού), επωνυμία εταιρείας (προαιρετικό), εικόνα προφίλ (προαιρετικό)
• Αναγνωριστικά αυθεντικοποίησης (π.χ. OAuth όπου εφαρμόζεται)
• Ρόλος και συσχέτιση με tenant
• Ενδείξεις κατάστασης λογαριασμού (π.χ. προγραμματισμένη διαγραφή, ανωνυμοποίηση)

3.2 Δεδομένα Κρατήσεων και Επισκεπτών (Εκτελών την Επεξεργασία)

Ανάλογα με τα δεδομένα που λαμβάνονται μέσω διασύνδεσης:

• Όνομα επισκέπτη
• Email και τηλέφωνο επισκέπτη (προαιρετικά)
• Διεύθυνση (εφόσον παρέχεται)
• Κωδικοί και αναφορές κρατήσεων
• Ημερομηνίες διαμονής
• Αναγνωριστικά ακινήτων
• Σημειώσεις κρατήσεων
• Οικονομικά στοιχεία για έκδοση παραστατικών

Παραστατικό διαμονής προς τον επισκέπτη

Εφόσον ο διαχειριστής του καταλύματος έχει ενεργοποιήσει τη σχετική λειτουργία, το παραστατικό της διαμονής σας αποστέλλεται με email στη διεύθυνση που δώσατε στην πλατφόρμα κράτησης, για λογαριασμό του διαχειριστή, ο οποίος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Το μήνυμα περιέχει σύνδεσμο προς το έγγραφο στον πάροχο τιμολόγησης του διαχειριστή και αποστέλλεται μέσω του παρόχου email μας. Καταγράφουμε τη διεύθυνση, τον χρόνο αποστολής και την κατάσταση παράδοσης, ώστε ο διαχειριστής να μπορεί να το ξαναστείλει. Για ερωτήσεις ή διόρθωση των στοιχείων σας απευθυνθείτε στον διαχειριστή του καταλύματος· η διεύθυνση επικοινωνίας του αναγράφεται μέσα στο email.

3.3 Τεχνικά και Δεδομένα Ασφάλειας

• Διεύθυνση IP
• Πληροφορίες συσκευής/φυλλομετρητή
• Καταγραφές εφαρμογής και API
• Αναφορές σφαλμάτων

3.4 Δεδομένα Αναλυτικών Στατιστικών (PostHog, Google Analytics· με συγκατάθεση)

Εφόσον δώσετε συγκατάθεση μέσω του cookie banner, χρησιμοποιούμε το PostHog (EU Cloud) για αναλυτικά στατιστικά χρήσης, στην Υπηρεσία και στο site μας deskboy.app. Τα αιτήματα από τον browser σας αποστέλλονται μέσω του p.deskboy.app, ενός managed reverse proxy που λειτουργεί το PostHog σε δικό μας subdomain· ορισμένα γεγονότα (π.χ. εγγραφή, ολοκλήρωση ρύθμισης, αλλαγή πλάνου) τα στέλνουν απευθείας οι servers μας, μόνο με τη συγκατάθεσή σας και με το ίδιο ψευδώνυμο. Τα δεδομένα τα επεξεργάζεται το PostHog EU Cloud. Στο site μας χρησιμοποιούμε επίσης το Google Analytics 4, το οποίο φορτώνεται μόνο μετά από τη συγκατάθεσή σας και έχει μόνιμα απενεργοποιημένες τις διαφημιστικές λειτουργίες. Το Cloudflare Web Analytics, που μετρά την επισκεψιμότητα και την ταχύτητα των σελίδων χωρίς cookies, φορτώνεται επίσης στο site μας μόνο μετά από τη συγκατάθεσή σας.

Για authenticated χρήστες, αποστέλλεται αποκλειστικά ένα ψευδωνυμοποιημένο αναγνωριστικό (SHA-256 hash με salt του user ID) ως PostHog distinct_id. Δεν αποστέλλονται email, userId ή tenantId.

Η διεύθυνση IP σας δεν αποθηκεύεται στο PostHog. Για τα γεγονότα από τον browser σας, χρησιμοποιείται μόνο τη στιγμή που λαμβάνεται κάθε γεγονός, για να προκύψει η κατά προσέγγιση τοποθεσία σας (χώρα, περιοχή, πόλη), η οποία αποθηκεύεται μαζί με τα στατιστικά· στη συνέχεια η διεύθυνση IP απορρίπτεται. Τα γεγονότα από τους servers μας δεν περιέχουν τη διεύθυνση IP σας.

Το PostHog ενδέχεται να λειτουργεί εντός των authenticated περιοχών της Υπηρεσίας (συμπεριλαμβανομένου του dashboard) εφόσον ο χρήστης έχει παράσχει τη συγκατάθεσή του. Με τη συγκατάθεση του χρήστη, ενδέχεται να καταγράφουμε sessions αλληλεπίδρασης εντός του dashboard για σκοπούς αποσφαλμάτωσης και βελτίωσης της Υπηρεσίας. Τα ευαίσθητα πεδία εισόδου και τα χαρακτηρισμένα πεδία προσωπικών δεδομένων αποκρύπτονται.

3.5 Διαπιστευτήρια Διασυνδέσεων (Υψηλής Ευαισθησίας)

API keys και OAuth tokens. Αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα και ποτέ σε απλό κείμενο.

3.6 Δεδομένα Λειτουργιών Τεχνητής Νοημοσύνης

Όταν χρησιμοποιείτε λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης (συμπεριλαμβανομένου του βοηθού ρύθμισης Nio), ενδέχεται να επεξεργαστούμε:

• Prompts, μηνύματα και κείμενο ερωτημάτων που υποβάλλουν χρήστες σε διεπαφές AI chat
• Απαντήσεις τεχνητής νοημοσύνης που επιστρέφονται στους χρήστες
• Κατάσταση ρύθμισης και μεταδεδομένα διαμόρφωσης για την κατασκευή πλαισίου AI (π.χ. ποια ακίνητα είναι ρυθμισμένα, ποιες διασυνδέσεις είναι ενεργές)
• Κλήσεις εργαλείων (tool calls) που εκδίδει το μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης και τα αποτελέσματά τους (π.χ. αποτελέσματα αναζήτησης κρατήσεων, που ενδέχεται να περιλαμβάνουν ονόματα επισκεπτών, όταν αυτό είναι αναγκαίο για την απάντηση στο αίτημα του Πελάτη)
• Ανατροφοδότηση χρηστών για απαντήσεις τεχνητής νοημοσύνης (όπου εφαρμόζεται)
• Διαγνωστικές πληροφορίες και δεδομένα παρακολούθησης (AI traces, μεταδεδομένα μοντέλου, μεταδεδομένα παρόχου, λεπτομέρειες σφαλμάτων)
• Τεχνικά μεταδεδομένα: ψευδωνυμοποιημένο αναγνωριστικό χρήστη, tenant ID, αναγνωριστικό συνεδρίας/συνομιλίας, αναγνωριστικό μοντέλου και χρονικές σημάνσεις αιτημάτων
• Μετρικά χρήσης λειτουργιών τεχνητής νοημοσύνης (π.χ. μετρητές μηνυμάτων, περιορισμός ρυθμού)
• Δεδομένα αιτημάτων υποστήριξης που δημιουργούνται μέσω ροών υποστήριξης τεχνητής νοημοσύνης

Το πλαίσιο AI κατασκευάζεται από δομημένη κατάσταση εφαρμογής και περιορισμένες, αναγκαίες πληροφορίες, αντί από ακατέργαστες εξαγωγές βάσης δεδομένων, όπου αυτό είναι τεχνικά εφικτό.

API keys, κωδικοί πρόσβασης, κρυπτογραφημένα διαπιστευτήρια, μεταβλητές περιβάλλοντος και άλλα μυστικά ασφαλείας δεν αποστέλλονται σκόπιμα σε παρόχους μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης εξ ορισμού. Οι χρήστες δεν πρέπει να υποβάλλουν μυστικά ή περιττά προσωπικά δεδομένα σε ελεύθερα κείμενα AI ή σε συνομιλίες AI.

Εξουσιοδοτημένο προσωπικό της I HAVE A DREAM ΙΚΕ μπορεί να ελέγχει AI συνομιλίες, traces ή διαγνωστικές πληροφορίες όταν είναι αναγκαίο για υποστήριξη, ασφάλεια, διερεύνηση σφαλμάτων, πρόληψη κατάχρησης, αξιολόγηση ποιότητας ή συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις.

3.7 Δεδομένα Chrome Browser Extension

Αν εγκαταστήσετε και χρησιμοποιήσετε το Chrome Extension του DeskBoy («DeskBoy – Airbnb CSV Sync»), το extension προσπελαύνει σελίδες κρατήσεων Airbnb (airbnb.com, airbnb.gr) για λογαριασμό σας, για ανάκτηση δεδομένων κρατήσεων και επισκεπτών. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν ονόματα επισκεπτών, ημερομηνίες διαμονής, οικονομικά ποσά, κωδικούς αναφοράς κρατήσεων και άλλες σχετικές πληροφορίες διαθέσιμες στον λογαριασμό σας Airbnb.

Σκοπός συλλογής: Το extension συλλέγει και επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα με αποκλειστικό σκοπό την αυτοματοποίηση της εξαγωγής δεδομένων κρατήσεων στον λογαριασμό σας DeskBoy για τη δημιουργία φορολογικών παραστατικών. Δεν πωλούμε, δεν εκχωρούμε και δεν χρησιμοποιούμε αυτά τα δεδομένα για διαφήμιση, marketing ή οποιονδήποτε άλλον άσχετο σκοπό.

• Πρόσβαση session: Τα δικά σας session credentials Airbnb χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για ανάκτηση δεδομένων κρατήσεων. Δεν αποθηκεύονται, δεν αποθηκεύονται στη μνήμη cache και δεν διαβιβάζονται από το extension σε οποιοδήποτε τρίτο μέρος.
• Αποστολή δεδομένων: Τα ανακτηθέντα δεδομένα διαβιβάζονται με ασφάλεια μέσω HTTPS στον λογαριασμό σας στο DeskBoy (app.deskboy.app) για σκοπούς έκδοσης φορολογικών παραστατικών. Κανένα δεδομένο δεν διαμοιράζεται με άλλους διακομιστές τρίτων κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας.
• Τοπική αποθήκευση: Το extension αποθηκεύει τοπικά στον browser σας (chrome.storage.local) αποκλειστικά το API token σύνδεσης με το DeskBoy και την κατάσταση συγχρονισμού. Αυτά τα δεδομένα παραμένουν αυστηρά εντός του προφίλ του browser σας και δεν συγχρονίζονται μεταξύ συσκευών.
• Εύρος & Περιορισμοί: Το extension δεν συλλέγει ιστορικό περιήγησης, δεν παρακολουθεί τη συμπεριφορά του χρήστη σε άλλες ιστοσελίδες και δεν έχει πρόσβαση σε σελίδες εκτός των σελίδων κρατήσεων Airbnb.

Τα δεδομένα που επεξεργάζεται το Chrome Extension αντιμετωπίζονται στο πλαίσιο Εκτελούντος την Επεξεργασία για λογαριασμό σας, σύμφωνα με τις Ενότητες 2.2 και 3.2 της παρούσας Πολιτικής.

4. Σκοποί επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα για:

• Παροχή και λειτουργία της Υπηρεσίας
• Διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης
• Ασφάλεια και ακεραιότητα συστήματος
• Υποστήριξη πελατών
• Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις
• Παροχή λειτουργιών τεχνητής νοημοσύνης, συμπεριλαμβανομένου του βοηθού ρύθμισης Nio (επεξεργασία prompts, δεδομένων συνομιλίας και κατάστασης ρύθμισης για παραγωγή απαντήσεων βοηθού)
• Εκτέλεση αναζητήσεων κρατήσεων μέσω εργαλείων ΤΝ, όταν ζητείται από τον χρήστη
• Εφαρμογή ορίων χρήσης ΤΝ και διαχείριση κλιμάκωσης υποστήριξης
• Παρακολούθηση λειτουργιών ΤΝ (traces, logs) για ασφάλεια, εντοπισμό σφαλμάτων, πρόληψη κατάχρησης και αξιολόγηση ποιότητας
• Αξιολόγηση και βελτίωση AI-υποβοηθούμενων λειτουργιών μέσω ανατροφοδότησης και διαγνωστικών δεδομένων

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα. Δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα επισκεπτών για διαφημιστικούς σκοπούς. Δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα πελατών, επισκεπτών ή κρατήσεων για την εκπαίδευση γενικών μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης. Οι πάροχοι τεχνητής νοημοσύνης χρησιμοποιούνται μόνο για την εκτέλεση συγκεκριμένων λειτουργιών της Υπηρεσίας και σύμφωνα με συμβατικούς περιορισμούς επεξεργασίας.

5. Νομικές βάσεις

Όταν ενεργούμε ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, η επεξεργασία βασίζεται στις παρακάτω νομικές βάσεις ανάλογα με τον σκοπό:

Όταν ενεργούμε ως Εκτελών την Επεξεργασία, η νομική βάση καθορίζεται αποκλειστικά από τον Πελάτη ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας.

6. Μέτρα ασφάλειας

Εφαρμόζουμε:

• Κρυπτογράφηση TLS κατά τη μεταφορά δεδομένων
• Κρυπτογράφηση AES-256-GCM για ευαίσθητα δεδομένα
• Έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων
• Λογικό διαχωρισμό tenant
• Καταγραφή ενεργειών (PrivacyEventLog)
• Περιορισμένη πρόσβαση διαχειριστών με audit logging

7. Συστήματα τρίτων και πάροχοι

7.1 Πηγές Δεδομένων Τρίτων και Ανεξάρτητοι Υπεύθυνοι

• Hosthub – Πλατφόρμα διαχείρισης κρατήσεων. Τα δεδομένα λαμβάνονται μέσω API και υπόκεινται στην πολιτική απορρήτου του Hosthub.
• Google – Πάροχος αυτεντικοποίησης για «Σύνδεση με Google». Όταν οι χρήστες επιλέγουν σύνδεση μέσω Google, η Google επεξεργάζεται δεδομένα αυτεντικοποίησης ως ανεξάρτητος Υπεύθυνος Επεξεργασίας βάσει της δικής της πολιτικής απορρήτου.
• ΑΑΔΕ / ΓΓΠΣ – Μητρώο ΑΦΜ της ελληνικής φορολογικής αρχής. Οι ΑΦΜ επιχειρήσεων που υποβάλλονται κατά την εισαγωγή επαληθεύονται μέσω της υπηρεσίας web της ΓΓΠΣ. Η ΓΓΠΣ λειτουργεί ως ανεξάρτητη δημόσια αρχή που διέπεται από ελληνικό και ενωσιακό δίκαιο.

7.2 Υπεκτελούντες την Επεξεργασία

Χρησιμοποιούμε τους παρακάτω Υπεκτελούντες για την παροχή και ασφάλεια της Υπηρεσίας. Επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα μόνο υπό τις οδηγίες μας και βάσει συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων. Πάροχοι εκτός ΕΕ/ΕΟΧ υπόκεινται σε κατάλληλες εγγυήσεις — βλ. Ενότητα 8.

• Hostinger – Φιλοξενία υποδομής (ΕΕ — Γερμανία)
• Backblaze – Αποθήκευση αρχείων, εξαγωγών και αντιγράφων ασφαλείας βάσης, κρυπτογραφημένη (ΕΕ — Ολλανδία)
• Hetzner Online GmbH – Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας εκτός έδρας, βάση δεδομένων και αποθηκευμένα έγγραφα (ΕΕ — Γερμανία)
• Resend – Αποστολή transactional emails και ενημερωτικών/εκπαιδευτικών emails για τη χρήση της Υπηρεσίας (ΗΠΑ — SCCs)
• Sentry – Παρακολούθηση σφαλμάτων (ΕΕ — Γερμανία)
• PostHog (EU Cloud) – Αναλυτικά χρήσης (με συγκατάθεση) (αποθήκευση στην ΕΕ — Φρανκφούρτη· πιθανή πρόσβαση από ΗΠΑ για υποστήριξη — SCCs)
• Stripe Inc. – Επεξεργασία πληρωμών συνδρομής. Λαμβάνει δεδομένα χρέωσης και πληρωμής συνδρομητών (ΗΠΑ — SCCs)
• Routee (AMD Telecom) – Αποστολή SMS για επαλήθευση τηλεφώνου κατά τη σύνδεση και την εισαγωγή, και για τους συνδέσμους των καθαριστών (ΕΕ)
• Twilio Inc. – Εναλλακτικός πάροχος SMS για τους ίδιους σκοπούς. Ενεργοποιείται μόνο εφόσον χρειαστεί να αλλάξουμε πάροχο (ΗΠΑ — SCCs)
• Cloudflare Inc. – Παράδοση και προστασία του site μας deskboy.app (CDN και proxy), μέτρηση επισκεψιμότητας του site μόνο με συγκατάθεση (Web Analytics), και προστασία από bots (Turnstile) σε φόρμες εγγραφής και σύνδεσης και στη φόρμα επικοινωνίας του site. Επεξεργάζεται IP και σήματα συσκευής (ΗΠΑ — SCCs)
• Google (Google Analytics) – Αναλυτικά χρήσης του site μας deskboy.app, μόνο μετά από συγκατάθεση· διαφημιστικές λειτουργίες απενεργοποιημένες (ΗΠΑ — SCCs)
• MailerLite – Πλατφόρμα newsletter και marketing email για το marketing site μας. Επεξεργάζεται email subscribers που έχουν δώσει ρητή συγκατάθεση (ΕΕ)
• Calendly LLC – Προγραμματισμός ραντεβού demo από το site μας. Φορτώνεται μόνο όταν ο επισκέπτης ανοίγει το κλείσιμο demo· επεξεργάζεται το όνομα, το email και τα στοιχεία που συμπληρώνονται για το ραντεβού, και γράφει δικά του cookies, τα οποία διαχειρίζεται με δικό του cookie banner (ΗΠΑ — DPF/SCCs)
• Google Workspace – Λειτουργικό email της εταιρείας μας. Επεξεργάζεται την αλληλογραφία μας με χρήστες και πελάτες (ενδέχεται εκτός ΕΟΧ — SCCs)
• Anthropic PBC – Πάροχος μοντέλου Τεχνητής Νοημοσύνης για τον Nio (τον βοηθό μέσα στην εφαρμογή). Λαμβάνει τα μηνύματα της συνομιλίας και τα αποτελέσματα των εργαλείων ανάλυσης που χρειάζονται για την απάντηση, τα οποία ενδέχεται να περιλαμβάνουν ονόματα επισκεπτών. Συμβατικά δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιεί τα δεδομένα για εκπαίδευση γενικών μοντέλων (ΗΠΑ — SCCs)
• Langfuse – Παρακολούθηση λειτουργιών ΤΝ (προαιρετικό, ενεργοποιείται μόνο με ρύθμιση από εμάς και δεν είναι ενεργό εξ ορισμού). Λαμβάνει ίχνη συνομιλιών AI για σκοπούς παρακολούθησης και αποσφαλμάτωσης (ΕΕ)
• AirROI – Δεδομένα αγοράς βραχυχρόνιας μίσθωσης για τις αναλύσεις αγοράς (Insights). Ενεργοποιείται ανά λογαριασμό, μόνο εφόσον το ζητήσει ο Πελάτης και δεν είναι ενεργό εξ ορισμού. Λαμβάνει περιοχή ή συντεταγμένες ακινήτου και δημόσια αναγνωριστικά καταχωρήσεων, ποτέ στοιχεία επισκεπτών ή κρατήσεων (ΗΠΑ — SCCs)

AADE Connect – δική μας υπηρεσία, που λειτουργεί η I HAVE A DREAM ΙΚΕ, για την υποβολή δηλώσεων βραχυχρόνιας μίσθωσης ή διαμονής στην ΑΑΔΕ με εντολή του Πελάτη, όπου εφαρμόζεται. Επεξεργάζεται τα δεδομένα κράτησης και επισκέπτη που απαιτεί κάθε δήλωση (ονοματεπώνυμο, στοιχεία ταξιδιωτικού εγγράφου όπου απαιτείται, ημερομηνίες, ποσό, στοιχεία ακινήτου) και τα διαπιστευτήρια πρόσβασης στην πλατφόρμα βραχυχρόνιων δηλώσεων που δίνει ο Πελάτης, και κρατά το επίσημο αποδεικτικό (PDF) κάθε δήλωσης. Λειτουργεί στην υποδομή φιλοξενίας της παραπάνω λίστας, και τα αποδεικτικά αποθηκεύονται στη Backblaze (ΕΕ — Ολλανδία).

7.3 Τρίτοι πάροχοι που επιλέγει ή εξουσιοδοτεί ο Πελάτης

Οι παρακάτω πάροχοι δεν είναι Υπεκτελούντες της I HAVE A DREAM ΙΚΕ — αντιθέτως, ενεργοποιούνται από τον ίδιο τον Πελάτη, ο οποίος διατηρεί δική του σχέση, λογαριασμό ή νομική υποχρέωση απέναντί τους. Η επεξεργασία δεδομένων από αυτούς τους παρόχους γίνεται υπό τις οδηγίες και ευθύνη του Πελάτη:

• Elorus – Πάροχος τιμολόγησης που ο Πελάτης συνδέει με δικό του λογαριασμό και API key. Το DeskBoy διαβιβάζει δεδομένα κρατήσεων προς τον Elorus κατόπιν οδηγίας του Πελάτη. Ο Elorus ενδέχεται να ενεργεί ως ανεξάρτητος Υπεύθυνος ή Εκτελών ανάλογα με τη συμβατική σχέση του Πελάτη με τον Elorus (ΕΕ).
• Εξωτερικοί AI βοηθοί (π.χ. Claude, ChatGPT) τους οποίους συνδέει ο Πελάτης με τον δικό του λογαριασμό μέσω του Data Access API ή του MCP connector. Τα δεδομένα που ζητά ο Πελάτης μέσα από αυτούς μεταφέρονται στον πάροχο που έχει επιλέξει, με δική του ευθύνη και σύμφωνα με τους όρους εκείνου του παρόχου.

7.4 Ειδικές Διατάξεις Επεξεργασίας Τεχνητής Νοημοσύνης

Για λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης εφαρμόζονται οι ακόλουθες πρόσθετες διατάξεις:

• Χωρίς μυστικά εξ ορισμού: Οι διεπαφές AI chat έχουν σχεδιαστεί ώστε να μην λαμβάνουν ή να μεταδίδουν διαπιστευτήρια API διασυνδέσεων, κλειδιά κρυπτογράφησης ή κωδικούς πρόσβασης τρίτων.
• Ανθρώπινος έλεγχος: Οι απαντήσεις τεχνητής νοημοσύνης δεν ελέγχονται από άνθρωπο πριν την παράδοση. Οι Πελάτες είναι υπεύθυνοι για την επαλήθευση όλων των αποτελεσμάτων τεχνητής νοημοσύνης πριν την εφαρμογή τους.
• Ελαχιστοποίηση δεδομένων και δεδομένα επισκεπτών: Λειτουργίες αναζήτησης κρατήσεων ενδέχεται να ανακτούν και να μεταδίδουν ονόματα επισκεπτών στον πάροχο μοντέλου τεχνητής νοημοσύνης κατά τη φυσιολογική λειτουργία της Υπηρεσίας, όταν ο Πελάτης ζητά αναζήτηση κρατήσεων. Οι Πελάτες δεν πρέπει να εισάγουν χειροκίνητα ευαίσθητα αναγνωριστικά δεδομένα (όπως αριθμούς ταυτότητας, αριθμούς διαβατηρίου ή δεδομένα καρτών πληρωμής) σε διεπαφές AI chat πέραν αυτών που η Υπηρεσία είναι σχεδιασμένη να επεξεργάζεται.
• Δομημένο πλαίσιο: Το πλαίσιο που αποστέλλεται στα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης κατασκευάζεται από δομημένη κατάσταση εφαρμογής (π.χ. ρυθμίσεις ιδιοκτησιών, ενεργές διασυνδέσεις) αντί από ακατέργαστες εξαγωγές βάσης δεδομένων. Τα logs παρακολούθησης ελαχιστοποιούν δεδομένα προσωπικής ταυτοποίησης εκτός αν απαιτείται για διαγνωστικούς σκοπούς.
• Διάκριση ρόλων Υπευθύνου/Εκτελούντος: Το DeskBoy ενεργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία όταν επεξεργάζεται λειτουργικά δεδομένα που υποβάλλει ο Πελάτης μέσω λειτουργιών τεχνητής νοημοσύνης, σύμφωνα με τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) που ισχύει μεταξύ μας. Τα μεταδεδομένα συνομιλιών ΤΝ (μετρητές χρήσης, αναγνωριστικά συνεδριών) επεξεργάζεται το DeskBoy ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για λειτουργικούς και σκοπούς ασφαλείας.

8. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ/ΕΟΧ

Επιδιώκουμε να επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα εντός ΕΕ/ΕΟΧ όπου αυτό είναι εφικτό. Όπου πραγματοποιούνται διαβιβάσεις εκτός ΕΕ/ΕΟΧ, εφαρμόζουμε κατά περίπτωση απόφαση επάρκειας, πιστοποίηση στο EU-US Data Privacy Framework για πιστοποιημένους παρόχους, Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) κατ' άρθρο 46 παρ. 2γ GDPR ή άλλα κατάλληλα μέτρα σύμφωνα με τον GDPR. Τρέχοντες Υπεκτελούντες εκτός ΕΕ/ΕΟΧ: Anthropic PBC (μοντέλο ΤΝ), AirROI (δεδομένα αγοράς, ενεργοποίηση ανά λογαριασμό), Twilio Inc. (εναλλακτικός πάροχος SMS), Stripe Inc. (επεξεργασία πληρωμών), Resend Inc. (αποστολή email), PostHog Inc. (αναλυτικά χρήσης· αποθήκευση στην ΕΕ), Cloudflare Inc. (παράδοση και μέτρηση του site, προστασία από bots), Google Workspace (λειτουργικό email), Google (αναλυτικά marketing site) και Calendly LLC (κλείσιμο demo). Όλοι οι υπόλοιποι τρέχοντες Υπεκτελούντες εδρεύουν εντός ΕΕ/ΕΟΧ. Θα ενημερώνουμε αυτή την ενότητα και θα εφαρμόζουμε κατάλληλες εγγυήσεις για τυχόν μελλοντικές διαβιβάσεις.

9. Διατήρηση δεδομένων

Τα exports διαγράφονται άμεσα μετά τη λήψη ή αυτόματα μετά τη λήξη τους. Ανωνυμοποιημένα δεδομένα μπορούν να διατηρούνται επ' αόριστον για σκοπούς ασφάλειας και στατιστικής. Τα δεδομένα AI (συνομιλίες, traces, ανατροφοδότηση) διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται εντός 90 ημερών από τη λήξη ή την αίτηση διαγραφής λογαριασμού, εκτός αν η διατήρηση απαιτείται για νομικούς ή κανονιστικούς σκοπούς. Δεδομένα που διαγράφονται από το ενεργό σύστημα ενδέχεται να παραμείνουν στα αντίγραφα ασφαλείας μέχρι τη λήξη τους· δεν επαναφέρονται στο ενεργό σύστημα και διαγράφονται οριστικά με τον κύκλο διατήρησης.

10. Αυτοεξυπηρετούμενη διαγραφή λογαριασμού

Η διαγραφή περιλαμβάνει:

• Επιβεβαίωση μέσω email
• Περίοδο αναμονής 24 ωρών, κατά την οποία το αίτημα μπορεί να ακυρωθεί
• Ανωνυμοποίηση δεδομένων προφίλ μετά την περίοδο αναμονής
• Διαγραφή sessions και ανάκληση κλειδιών πρόσβασης που είχε εκδώσει ο χρήστης
• Για τον ιδιοκτήτη χώρου εργασίας: κλείσιμο του χώρου και αποσύνδεση των διασυνδέσεών του

Ορισμένα audit records διατηρούνται για λόγους λογοδοσίας.

Η διαγραφή ή ανωνυμοποίηση λογαριασμού χρήστη δεν συνεπάγεται αυτόματη διαγραφή δεδομένων επισκεπτών ή κρατήσεων. Τα δεδομένα αυτά ανήκουν στον Πελάτη ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας και διαχειρίζονται σύμφωνα με τις οδηγίες του Πελάτη, το DPA, τις λειτουργίες DSAR/ανωνυμοποίησης και τις εφαρμοστέες φορολογικές ή λογιστικές υποχρεώσεις.

11. Φορητότητα δεδομένων

Οι χρήστες μπορούν να ζητήσουν εξαγωγή δεδομένων μέσω της Υπηρεσίας.

Η διαδικασία περιλαμβάνει:

• Ασύγχρονη δημιουργία αρχείου
• Λήψη μόνο με ενεργή συνεδρία και μοναδικό token
• Λήξη token σε 24 ώρες
• Αυτόματη διαγραφή αρχείου σε 7 ημέρες
• Άμεση διαγραφή μετά τη λήψη

12. Cookies

Απαραίτητα Cookies

• Cookies αυθεντικοποίησης
• Cookies ασφάλειας

Αναλυτικά Cookies (με συγκατάθεση)

Με τη συγκατάθεσή σας χρησιμοποιούμε αναλυτικά cookies για να κατανοούμε τη χρήση και να βελτιώνουμε την Υπηρεσία: το PostHog στην Υπηρεσία και στο site μας deskboy.app, και το Google Analytics 4 στο site μας. Χωρίς τη συγκατάθεσή σας δεν γράφονται αναλυτικά cookies και το Google Analytics δεν φορτώνεται. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας οποιαδήποτε στιγμή μέσω του cookie banner ή των ρυθμίσεων cookies. Το Cloudflare Web Analytics, που δεν χρησιμοποιεί cookies, φορτώνεται επίσης στο site μας μόνο μετά από τη συγκατάθεσή σας.

Cookies τρίτου κατά το κλείσιμο demo

Όταν ανοίγετε το κλείσιμο demo στο site μας, φορτώνεται το Calendly, το οποίο μπορεί να γράψει δικά του cookies· τα διαχειρίζεται με δικό του cookie banner και τη δική του πολιτική. Πριν το ανοίξετε, δεν φορτώνεται τίποτα από το Calendly.

Κάθε cookie περιγράφεται στην Πολιτική Cookies.

13. Δικαιώματα

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, εναντίωσης και φορητότητας, όπου εφαρμόζεται.

Όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, έχετε δικαίωμα να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε, χωρίς να επηρεάζεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκληση. Αυτό ισχύει ιδίως για αναλυτικά cookies, καταγραφή session και marketing, όπου απαιτείται συγκατάθεση.

Για άσκηση δικαιωμάτων επικοινωνήστε μαζί μας στο privacy@deskboy.app.

14. Αρχή εποπτείας

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην:

Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)
www.dpa.gr

Ή στην αρμόδια αρχή της χώρας σας εντός ΕΕ.

15. Επικοινωνία

• Εταιρεία: I HAVE A DREAM ΙΚΕ
• Διεύθυνση Έδρας: Αριάδνης 25, 71202, Ηράκλειο Κρήτη
• Email Επικοινωνίας για Θέματα Προστασίας Δεδομένων: privacy@deskboy.app